Komunikácia hrá mimoriadne dôležitú úlohu vo vedení a riadení tímov. Je to dôležitý nástroj každého vedúceho a pomáha vodcom budovať dobré vzťahy s členmi tímu, zapájať ľudí a dosahovať organizačné ciele. Jedným z dôležitých nástrojov efektívnej komunikácie je spätná väzba, ktorá zohráva osobitnú úlohu pri motivácii a zvyšovaní výkonnosti zamestnancov.

• Komunikácia je činnosť prenosu informácií prostredníctvom výmeny myšlienok, správ alebo informácií, napríklad prostredníctvom reči, vizuálov, signálov, písania alebo správania. Je to zmysluplná výmena informácií medzi dvoma alebo viacerými jednotlivcami.

• Komunikačný proces pozostáva z troch kľúčových etáp (pozri prezentáciu):

● Myšlienka: Po prvé, informácia je v mysli odosielateľa. Môže to byť koncept, nápad, informácia alebo pocit.

● Kódovanie: Ďalej sa prijímateľovi odošle správa v podobe slov alebo iných symbolov.

● Dekódovanie: Nakoniec prijímateľ prekladá slová alebo symboly do koncepcie alebo informácie ktorým môže ako osoba porozumieť.

• Komunikácia hrá mimoriadne dôležitú úlohu pri vedení a riadení tímov.

• Sú rôzne formy komunikácie. Najčastejšie sa spomínajú dve kategórie komunikácie: verbálna (keď používame slová) a neverbálna (ktorá sa často spája s rečou tela). Môžeme tiež oddeliť písomnú komunikáciu, ktorá je dôležitá vo formálnych vzťahoch v rámci malých organizácií.

• Efektívny líder tímu alebo majiteľ firmy musí vedieť plynule komunikovať prostredníctvom všetkých troch foriem komunikácie, aby mohol účinne sprostredkovať potrebné informácie.

• Verbálna komunikácia spočíva v poskytovaní informácií prostredníctvom hovorených slov.

Neverbálna komunikácia zahŕňa použitie reči tela a výrazov tváre.

• Písomná komunikácia je sprostredkovanie informácií alebo pokynov prostredníctvom písaného slova.

• Neverbálna komunikácia je proces komunikácie prostredníctvom odosielania a prijímania bezslovných signálov medzi ľuďmi. Neverbálna komunikácia zahŕňa oveľa viac než len reč tela, napríklad použitie hlasu (angl. paralanguage), dotyky, vzdialenosť a fyzické prostredie / vzhľad. Pamätajte, že komunikácia začína skôr, ako otvoríme ústa. Reč tela je mocným nástrojom úspechu!

• Spätná väzba je o poskytovaní informácií spôsobom, ktorý podnecuje príjemcu k tomu, aby ich prijal, premýšľal o nich, poučil sa z nich a snáď aj urobil zmeny k lepšiemu. Schopnosť poskytnúť spätnú väzbu je zručnosťou, ktorá je užitočná tak v našom osobnom ako aj profesionálnom živote. Kľúčom v procese riadenia tímu je poskytnutie pozitívnej ako aj negatívnej spätnej väzby.

• Jasná – pokúste sa zreteľne objasniť, akú spätnú väzbu chcete poskytnúť.

• Vlastná – spätná väzba je vašim vlastným vnímaním a nie definitívnou pravdou, napr. „Zistil som, že ...“ namiesto „Je zrejmé, že ...“

• Pravidelná – ak sa spätná väzba podáva pravidelne, je pravdepodobné, že bude aj užitočná. Pokúste sa poskytnúť spätnú väzbu čo najbližšie k udalosti a dostatočne skoro na to, aby s ňou niekto niečo vedel urobiť.

• Vyvážená – je dobré vyvážiť negatívnu a pozitívnu spätnú väzbu. Negatívnu spätnú väzbu nemusí vždy sprevádzať niečo pozitívne, skôr by sa mala vytvoriť rovnováha v dlhšom časovom horizonte.

• Konkrétna – zo všeobecnej spätnej väzby je ťažké sa učiť. Frázy typu: „Hovoríte priveľa“ môžu viesť iba k zraneniu a hnevu. „Príliš veľa hovoríte s klientom, keď vykonávate hodnotenie“, poskytuje prijímateľovi určitú informáciu, pričom dotyčný si môže zvoliť, či ju použije alebo bude ignorovať.

• Spätná väzba by mala spĺňať určité pravidlá, aby bola prostriedkom na zvýšenie osobnej aj profesionálnej efektívnosti.

• Účinná spätná väzba je zameraná na správanie sa, nie na vnímané postoje; je zameraná na správanie, ktoré je možné zmeniť; je založená na pozorovaní, je objektívna, je poskytnutá v správnom čase, je o tom, čo jednotlivec urobil dobre a čo by mohol urobiť ešte lepšie a napokon je poskytovaná v súkromí.