Komunikowanie odgrywa kluczową role w przywództwie i zarządzaniu zespołem. To ważne narzędzie każdego lidera, przydatne w budowaniu relacji z zespołem czy kreowaniu zaangażowania członków zespołu do osiągania celów firmy. Informacja zwrotna to z kolei jedno z narzędzi efektywnego komunikowania, które odgrywa znacząca role w motywowaniu pracowników I zarządzaniu wynikami ich pracy.

• Komunikowanie to proces przekazywania informacji poprzez wymianę myśli i komunikatów słownych, wizualnych, pisemnych a także poprzez zachowanie. Jest to znacząca wymiana informacji pomiędzy dwoma lub więcej osobami.

• Proces komunikowania

• W procesie komunikowania występuje nadawca komunikatu i odbiorca.

● Myśli: Początkowo informacja zawarta jest w myślach nadawcy, może to być pomysł, informacja czy uczucia.

● Kodowanie: Następnie wiadomość jest przesyłana do odbiorcy przy użyciu słów lub symboli.

● Odkodowanie: W końcu, odbiorca przekształca usłyszane słowa lub symbole w informacje lub wiadomość, która jest dla niego zrozumiała.

• Komunikowanie odgrywa ważną rolę w procesie przewodzenia i zarządzania zespołem w organizacji

• Istnieją różne formy komunikowania. Najczęściej wymienia się komunikowanie werbalne (kiedy używamy do tego cel u słów) i niewerbalne (często identyfikowane jest z mową ciała). Można również wymienić komunikację pisemną, która jest szczególnie ważna w formalnych kontaktach z różnymi podmiotami w małych organizacjach.

• Skuteczny lider czy właściciel firmy powinien efektywnie komunikować się wykorzystując wszystkie formy komunikowania. Trudno bowiem wpływać na ludzi stojąc z rękoma skrzyżowanymi na piersi i spuszczoną głową.

• Komunikowanie werbalne - czyli przekazywanie informacji za pomocą wypowiadanych słów.

● Komunikowanie niewerbalne wykorzystuje mowę ciała i mimikę twarzy.

● Komunikowanie pisemne – jest przekazem informacji lub instrukcji w postaci zapisanych słów.

• Komunikowanie niewerbalne jest procesem wymiany informacji bez słów. Komunikacja niewerbalna to znacznie więcej aniżeli mowa ciała obejmująca takie aspekty jak: walory głosowe, dotyk, operowanie przestrzenią (dystans) a nawet fizyczne aspekty środowiska (czy wyglądu). Mowa ciała może stać się potężnym narzędziem w drodze do sukcesu.

• Informacja zwrotna dotyczy przekazania informacji w taki sposób, który zachęca odbiorcę do akceptacji tej informacji, refleksji, dalszej nauki a także zmiany na lepsze. Umiejętne przekazywanie informacji zwrotnych jest bardzo przydatną kompetencją w życiu zawodowym i prywatnym.

• Informacja zwrotna powinna być:

● Jasna – staraj się jasno przekazać, co chcesz wyrazić

● Twoją opinią – informacja zwrotna jaką przekazujesz jest twoją własną percepcją a nie uniwersalną prawdą, dlatego używaj zwrotów takich jak, “zauważyłem, że”

● Regularna – jeżeli feedback jest przekazywany systematycznie i w jak najkrótszym czasie po omawianym wydarzeniu czy zachowaniu, tak aby można było jeszcze zareagować, zwykle będzie użyteczny.

● Zrównoważona – dobrze jest zbalansować te dobre i trudne informacje. Negatywnym informacjom zawsze muszą towarzyszyć te dobre, jednak taka równowaga powinna być budowana w czasie.

● Precyzyjna – z ogólnych informacji trudno się czegoś dowiedzieć i nauczyć. Sformułowania typu „Mówisz za dużo” prowadzą do gniewu i poczucia krzywdy. Komunikat “zbyt dużo rozmawiasz z klientem, podczas przeprowadzania oceny” daje informacje, które odbiorca może wykorzystać lub zignorować.

• Informacja zwrotna powinna spełniać pewne zasady, aby była narzędziem zwiększającym efektywność osobistą i zawodową. Skuteczne informacje zwrotne koncentrują się na zachowaniu, a nie na postrzeganych postawach; koncentruje się na zachowaniu, które można zmienić; opiera się na obserwacji, jest obiektywna, jest podawana we właściwym czasie, dotyczy tego, co osoba zrobiła dobrze i co mogłaby zrobić lepiej, i powinna być przekazywana na osobności.