Once plans have established the schedule to carry out the activities, it is necessary to distribute them among the staff and ensure that they will be implemented and coordinated as planned.

 

 

The design of an effective organization can ensure the coordination among the activities, by two means: pointing out their interrelations for ensuring an effective communication between connected activities and establishing the supervision over them.

• Każda firma musi prowadzić trzy podstawowe rodzaje działań ukierunkowanych na tworzenie wartości: rozwój, produkcję i marketing. Są to czynności funkcjonalne.

• W odniesieniu do sektora rzemieślniczego, podstawowymi czynnościami funkcjonalnymi będą projektowanie artystyczne / rzemieślnicze, wytwarzanie produktów w warsztacie rzemieślniczym i ich wprowadzanie do obrotu.

• Oprócz tych podstawowych działań istnieją inne, które są niezbędne do wspierania tych pierwszych: zaopatrzenie / zakup materiałów, zarządzanie finansami, fakturowanie i księgowość, utrzymanie, usługi posprzedażowe, zarządzanie personelem itp.

• W rzemiośle niektóre uzupełniające się działania mogą mieć decydujące znaczenie dla sukcesu firmy, m.in. uzyskanie specjalnych materiałów lub szkolenie personelu w branży.

• Koordynacja działań

• Podstawowe czynności są zwykle wykonywane przez głównego rzemieślnika lub artystę, ponieważ wymagają doświadczenia i fachowej wiedzy.

• Inne działania, które są bardziej przekrojowe dla każdej firmy, powinny być delegowane lub zlecane na zewnątrz: zarządzanie finansami i księgowością, fakturowanie lub zarządzanie stroną internetową w celach marketingowych, w tym też sprzedaż poprzez powiązanie z sieciami handlowymi lub dystrybucyjnymi.

• Koordynacja między tymi działaniami jest niezbędna, a dobre planowanie wstępne ma znaczenie kluczowe. Należy zadbać o to, aby decyzje w kluczowych obszarach były skoordynowane. Jest to możliwe dzięki dbaniu o skuteczność procesów komunikacyjnych w organizacji i dbałość, by osoby odpowiedzialne za poszczególne funkcje się ze sobą kontaktowały. Tylko współpraca pozwala połączyć wysiłki na rzecz wspólnego celu. Na przykład zakupy powinny być skoordynowane z produkcją, aby zapewnić dostępność niezbędnych materiałów, konserwację należy skoordynować z produkcją, aby nie zakłócać możliwości realizacji zadań produkcyjnych, itp.

• W mikroprzedsiębiorstwach koordynację uzyskuje się w zasadzie dzięki komunikacji, która musi być stała i płynna wśród osób odpowiedzialnych za kluczowe działania oraz od organu, który nadzoruje całość.

• Projektowanie organizacyjne

• Projektowanie organizacji polega na ustaleniu zadań do wykonania, określeniu relacji między nimi a hierarchią, która będzie nadzorować i zapewniać koordynację całości.

• Struktura organizacyjna jest przedstawiona na schemacie organizacyjnym, który odzwierciedla jej elementy (stanowiska, obszary, sekcje lub działy) i relacje między nimi (stosunki z władzami i stosunki pracy)

• Relacje między pracownikami a przełożonymi muszą być jasne: każdy powinien wiedzieć, kto jest odpowiedzialny i jakie zadania powinien wykonywać, a także z kim powinien współdziałać w swojej pracy, aby otrzymywać dane wejściowe lub dostarczać wyniki.