El primer paso es identificar todas las actividades que deben llevarse a cabo (suministros, diseño, fabricación, distribución, etc.) y distribuirlas a las personas que deben realizarlas. Pero además estas actividades deben coordinarse para asegurar que puedan comenzar y terminar en los debidos plazos, contando con los insumos y otros factores necesarios justo a tiempo.

 

El diseño de una organización eficaz permite garantizar la coordinación entre las actividades, a través de dos medios: primero, poniendo de manifiesto las interrelaciones existentes entre ellas para garantizar una comunicación eficaz entre las actividades conectadas, y segundo, estableciendo la supervisión y el control sobre las mismas.

• Todo negocio tiene que llevar a cabo tres actividades básicas para crear valor: desarrollo, producción y comercialización. Son las llamadas actividades funcionales.

• Referidas al sector artesanal, las actividades funcionales básicas serían el diseño artístico/artesanal, la fabricación de los productos en el taller artesano y su puesta en el mercado por el medio que sea.

• Además de las actividades básicas, hay otras que son necesarias para apoyar a las primeras: obtención / adquisición de los materiales, gestión financiera, facturación y contabilidad, mantenimiento, servicios postventa, gestión del personal, etc.

• En la artesanía, algunas actividades complementarias pueden ser determinantes para el éxito del negocio, como la obtención de materiales especiales o la formación del personal en el oficio

• Las actividades básicas normalmente son llevadas a cabo por el maestro artesano o artista, ya que reflejan la experiencia y el saber hacer, la maestría del oficio

• Otras actividades más transversales a cualquier negocio deben delegarse o externalizarse: la gestión financiera y contable, la facturación o la gestión del sitio web para la comercialización, incluso la propia venta a través de la asociación a redes comerciales o distribuidores.

• La coordinación entre estas actividades es fundamental y una buena planificación inicial es básica, pero luego hay que asegurar que las actividades claves se comunican entre sí para aunar sus esfuerzos en pro del fin común. Por ejemplo, las compras deben coordinarse con la producción para asegurar que los materiales necesarios están disponibles cuando hagan falta, el mantenimiento debe coordinarse con la producción para no interferir en los programas, etc.

• En las microempresas, la coordinación se obtiene básicamente de la comunicación, que debe ser constante y fluida entre las personas responsables de las actividades claves, y de la autoridad que supervisa al conjunto.

• El diseño de la organización consiste en establecer las tareas que hay que realizar, las relaciones entre ellas y la jerarquía que supervisará y asegurará la coordinación del conjunto.

• La estructura organizativa se representa en el organigrama, que refleja los órganos (puestos, áreas, secciones o departamentos) y la relación entre ellos (relaciones de autoridad y relaciones de trabajo)

• Las relaciones de trabajo y autoridad deben quedar claras: todo el mundo debe saber a quién rinde cuentas y qué tareas le corresponde realizar, así como con quiénes debe interactuar en su trabajo para recibir inputs o entregar sus outputs.